1부 일을 맡긴다
6장 · 반복업무 찾기와 맡기기 템플릿
자동화의 첫 단계는 프로그램이 아닙니다. 잘 먹힌 지시문을 [빈칸] 템플릿으로 저장하는 것입니다.
그 일에 주당 몇 시간 쓰세요?
매주 반복하는 일 하나를 떠올려 보세요. 보고서, 자료 정리, 답장, 공지. 주 3시간짜리 일이면 1년에 약 156시간입니다. 하루 8시간으로 계산하면 거의 20일, 한 달 치 근무에 가깝습니다. 그 일의 일부를 Claude에게 넘기는 구조를 만드는 것이 이 장의 목표입니다.
맡길 만한 반복업무 기준 세 가지
- 자주 한다 — 매주, 또는 매달 돌아온다
- 할 때마다 비슷하다 — 틀·순서·말투가 거의 같다
- 규칙을 말할 수 있다 — "보통 이렇게 해"가 있다
기준은 '신기한 일'이 아니라 '귀찮은 일'입니다. 최종 결재·발송·결제는 맡기지 않습니다.
| 업무 | 흔한 반복 | 맡기는 모양 |
|---|---|---|
| 보고서·문서 작성 | 주간보고, 회의록, 안내문 | 메모를 주고 양식대로 초안 받기 |
| 자료·데이터 정리 | 엑셀 취합, 주문 내역, 설문 결과 | 붙여넣고 표·합계·요약 받기 |
| 콘텐츠 기획 | 블로그·SNS 주제, 상세페이지 문구 | 대상·목적을 주고 안 3개 받기 |
| 고객 응대 | 문의 답장, 리뷰 답글, 공지 | 상황·말투를 주고 답장 초안 받기 |
| 반복 사무업무 | 일정 정리, 체크리스트, 메일 분류 | 규칙을 주고 목록·체크리스트 받기 |
내 반복업무 목록 5개
- 메모장에 이번 주·이번 달에 반복한 일을 떠오르는 대로 적습니다 (2분)
- 각 일 옆에 한 번 할 때 걸리는 시간과 한 달 횟수를 적습니다
- 기준 세 가지(자주·비슷·규칙) 중 몇 개를 통과하는지 ○로 표시합니다
- ○가 많고 시간이 큰 순서로 5개를 고르고, 1번에 별표
막히면 Claude에게 인터뷰를 받으세요.
나는 [직업/업종]에서 [역할]을 맡고 있어. 내 업무 중 AI에게 맡길 만한 반복업무를 찾고 싶어. 내 하루와 한 주 업무를 파악할 수 있게 질문을 한 번에 하나씩, 7개 이내로 해 줘. 답이 모이면 맡길 만한 일 5개를 [업무 / 한 달 횟수 / 맡기는 방법 / 주의할 점] 표로 정리하고, 가장 먼저 맡길 1개를 추천해 줘. 최종 결재·발송·결제 같은 일은 표에서 빼 줘.
업무 자동화 기초 = 맡기기 템플릿
잘 먹힌 지시문을 한 번 저장해 두고 계속 씁니다. 매번 바뀌는 부분만 [빈칸]으로 남깁니다 — 날짜·대상·자료. 다음부터는 빈칸만 채워 붙여넣습니다. 지시문을 새로 짜지 않습니다. 끝에 검증 한 줄을 붙이면 더 안전합니다. "확실하지 않은 건 표시해 줘."
자동화의 첫 단계는 프로그램이 아니라 '같은 지시를 같은 모양으로'입니다. 2부에서 이 템플릿이 Second Brain과 Skill의 재료가 됩니다.
템플릿 예시 ① 주간보고
너는 [팀 이름]의 실무자이고, [팀장님]께 주간보고를 올려. 아래는 이번 주 내 메모야. ([날짜] 기준) ---메모 시작--- [이번 주 메모 붙여넣기] ---메모 끝--- 아래 순서로 정리해 줘. 1. 결정이 필요한 것 (없으면 '없음') 2. 이번 주 한 일 — 개조식 5줄 이내 3. 다음 주 할 일 — [항목/담당/기한] 표 숫자·날짜는 메모 그대로 쓰고, 메모에 없는 내용은 지어내지 말고 '확인 필요'로 표시해 줘.
템플릿 예시 ② 고객 문의 답장
너는 [가게/회사 이름]의 고객 응대 담당자야. 말투는 [정중하고 따뜻하게 / 간결하게]. 우리 규칙: [환불·교환·배송 규칙 2~3줄] 아래 고객 문의에 답장 초안을 써 줘. ---문의--- [고객 문의 붙여넣기 — 이름·연락처는 고객A로 바꿔서] --- 조건: 5문장 이내, 첫 문장은 공감, 마지막은 다음 안내. 규칙에 없는 약속(보상·일정)은 쓰지 말고, 내가 확인해야 할 부분은 [확인 필요]로 표시해 줘.
발송 버튼은 내가 누릅니다. 초안을 읽고 고친 뒤 보냅니다.
템플릿을 오래 쓰는 요령
- 메모장 파일 하나(예: 맡기기템플릿.txt)에 모아 바탕화면에
- 쓸 때마다 아쉬운 점을 템플릿 문장에 바로 반영 — 템플릿은 자랍니다
- 잘 나온 결과 하나를 템플릿 아래 붙여 두면 '이 말투로' 예시가 됩니다
- 민감정보 자리는 템플릿에 [고객A]처럼 가린 형태로 적어 둡니다
서비스 아이디어 1장 — 4부의 씨앗
이 가이드를 끝까지 따라가면 4부에서 내 서비스를 만듭니다. 그 씨앗은 지금 찾은 반복업무에서 나옵니다. 거창할 필요 없습니다. 좋은 첫 아이디어의 기준은 세 가지입니다.
- 내 업무나 내 고객에게서 나온다 — 방금 찾은 반복업무가 1순위
- 한 문장으로 설명된다 — "○○를 넣으면 ○○가 나온다"
- 쓰는 사람이 분명하다 — 나, 우리 팀, 또는 내 고객
| 항목 | 적을 것 | 예 |
|---|---|---|
| 이름 | 부르기 쉬운 가칭 | 견적 도우미 |
| 한 문장 | ○○를 넣으면 ○○가 나온다 | 인원·시간을 넣으면 견적과 안내문 |
| 누가 쓰나 | 나 / 우리 팀 / 내 고객 | 문의 전화 받는 나 |
| 왜 필요한가 | 지금 불편한 점 한 줄 | 매번 계산기로 두드리고 문구를 새로 씀 |
| 필요한 자료 | 2부에서 모을 것 | 가격표, 예전 견적 2건, 안내 문구 |
| 완성하면 | 3·4부에서 확인할 기준 | 실제 견적 2건과 금액이 같다 |
나는 [직업/역할]이고, 4주 동안 작은 서비스 하나를 만들 거야. 출발점은 내 반복업무인 [목록 1번 업무]야. 아이디어를 구체화할 수 있게 한 번에 하나씩, 6개 이내로 질문해 줘. 답이 모이면 아래 항목으로 1장짜리 기획을 정리해 줘. [이름 / 한 문장 / 누가 쓰나 / 왜 필요한가 / 필요한 자료 / 완성하면] 처음 만드는 사람이 4주 안에 만들 수 있는 크기로 줄여서 제안해 줘.
완성본을 메모장(프로젝트아이디어.txt)에 저장하세요. 옆 사람에게 한 문장만 읽어 주고 알아들으면 통과입니다.
1부를 마치며 — 대원칙 세 가지
- 경쟁이 아니라 분업입니다. 중요한 답은 두 AI에게 물어 서로 확인시킵니다.
- 역할 · 맥락 · 출력형식. 막히면 질문을 받습니다.
- 읽고 쓰는 건 Claude가, 판단과 마지막 버튼은 내가. 자동화가 커지는 3·4부에도 그대로입니다.
이 장의 결과물
- ☐ 반복업무 목록 5개 + 1번 별표를 메모장에 저장했다
- ☐ 맡기기 템플릿 1개 이상을 파일로 저장했다
- ☐ 그 템플릿으로 실제 업무 1건을 맡긴 대화가 왼쪽 목록에 있다
- ☐ 서비스 아이디어 1장을 저장했다
오늘 밤, 딱 하나만 해 보세요. 템플릿 1개로 진짜 업무 1건을 처리하는 것. 수업에서 된 것이 내 자리에서도 되는지 확인하는 순간, 4주 프로젝트가 시작됩니다.